TUGAS
MANAJEMEN
PERKANTORAN
ANALISA
SISTEM PROSEDUR (MENDESAIN PROGRAM KERJA) DAN DISKRIPSI DAN TUGAS KANTOR
(PERFORMANCE TUGAS KANTOR)
YANG
DIBINA OLEH BAPAK M. NURUDDIN ZANKY
OLEH
:
1.
RETNO
RULIANA (120412402975)
2.
NIKMATUL
IKFINA B.A (120412423431)
3.
INTAN
OKTA M (120412423475)
4.
SAFRIYA
NUR AGUSTIN (120412423501)
UNIVERSITAS
NEGERI MALANG
FAKULTAS
EKONOMI
PRODI
PEND. ADMINISTRASI PERKANTORAN
FEBRUARI
2013
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum
Wr. Wb.
Puji syukur Alhamdulillah marilah
kita panjatkan kehadirat Allah SWT. karena atas limpahan rahmat dan hidayahnya
kita masih diberikan kesejahteraan kesehatan dan kesejahteraan iman dan taqwa
sampai hari ini. Sholawat serta salam juga semoga masih terlimpahkan kepada
junjungan kita Nabi Muhammad SAW, Nabi akhir zaman yang sangat kita harapkan
syafa’atnya nanti di yaumul akhir.
Ucapan terima kasih penulis
sampaikan kepada Bapak Nurrudin Zanky selaku dosen pembimbing yang tak lelah memberikan nasehat kepada
penulis untuk selalu memperhatikan kaidah penulisan dan kaidah isi penulisan,
terutama makalah ini. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada
teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran offering GG yang selalu
memberikan semangat berupa motivasi tawa, dukungan bahan referensi dan tambahan
wacana kepada kami.
Akhirnya penulis berharap agar
makalah pendek ini dapat bermanfaat sebagai bahan pembelajaran dan mungkin
nutrisi tambahan sebagai asupan pemikiran Pendidikan Administrasi Perkantoran
ke depannya. Saran dan kritik penulis terima agar bisa memperbaiki diri dan
refleksi penulis ke depannya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Malang,
Februari 2013
Penulis,
DAFTAR ISI
COVER
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang................................................................................................... 1
Rumusan Masalah ............................................................................................. 1
Tujuan Pembuatan
Makalah ............................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN
Analisa Sistem Prosedur..................................................................................... 3
Program Kerja ................................................................................................... 5
Deskripsi Dan Tugas
Kantor ............................................................................ 11
BAB III PENUTUP
Kesimpulan.......................................................................................................... 14
Saran.................................................................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 15
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Suatu prosedur perkantoran dapat
didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang
bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk
suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap
aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi prosedur perkantoran adalah segenap
rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tata usaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
Sistem dan
prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Dengan ini
dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi, membimbing, atau mengurusi
kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai
pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur
yang dipergunakannya bersama-sama dengan bawahannya, bagaimana mengerjakan segala
sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang
diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di pakai. Sistem dan
prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan kegiatan/usaha yang
harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.
B.
Rumusan Masalah
Adapun masalah yang akan dibahas dalam makalah ini antar
lain :
1. Bagaimana pemahaman mengenai analisa
sistem prosedur?
2. Apakah mendesain program kerja itu?
3. Apa deskripsi dan tugas dari kantor?
C.
Tujuan Pembuata Makalah
Adapun tujuan makalah ini untuk menambah wawasan dan
memperoleh banyak pengetahuan tentang analisis sistem prosedur (mendesain
program kerja) dan deskripsi dan tugas kantor (performance kantor).
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
ANALISA SISTEM PROSEDUR
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan
mengidentifikasikan fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang
diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah
kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian
rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau
bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan,
sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk
menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk
mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang
dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan,
dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh
dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu
untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan
sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan
oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap
baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.
Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu
diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal
kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas
kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur dan selanjutnya
memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh
prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan
salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur
memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih
baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan,
mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan, dan membuat
koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
a.
Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa
prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
- Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan.
- Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya.
- Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu.
- Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
- Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan.
- Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan.
- Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.
- Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang
berubah.
- Pembagian tugas tepat.
- Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
- Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya.
- Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
- Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum.
Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam
“buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting,
yaitu :
- Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan).
- Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
- Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
- Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan.
- Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
b. Tujuan
Analisis sistem prosedur:
- Pelaporan bahwa analisis telah
selesai dilakukan.
- Meluruskan
kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh
analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan
saran-saran dari pihak manajemen.
- Meminta persetujuan kepada
pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
- Akurat
berarti valid, yaitu data tersebut benar-benar mengukur dengan sebenarnya
apa yang harus diukur. Misalnya, data tentang jumlah kemiskinan harus
dapat menggambarkan kemiskinan yang ada di daerah tersebut.
- Data
yang akurat tidak hanya diartikan dari sisi pengadaannya, melainkan juga
dari sisi penyajiannya, yaitu bagaimana data tersebut ditampilkan. Oleh
karena itu, perlu ada format standar.
B.
PROGRAM KERJA
Program kerja adalah rancangan atau rencana mengenai
usaha atau kegiatan yang akan dikerjakan. Biasanya program kerja akan dipakai
dalam usaha yang berkaitan dalam ketatanegraan, perekonomian, kebudayaan, dan
sebagainya.
Misalnya dalam
bidang ketatanegaraan, Presiden dan seluruh jajaran menterinya akan memiliki
program kerja dalam pengembangan bidang masing-masing yang dipegangnya. MPR
akan mempunyai program kerja untuk departemen yang dibawahinya. Anggota DPR
juga akan mempunyai sebuah program kerja tahunan yang akan
dipertanggungjawabkan oleh mereka dihadapan Presiden.
Biasanya sebuah perusahaan menerapkan
program kerja yang harus dilaksanakan oleh semua pegawainya. Setiap lini
departemen memiliki masing-masing program kerja yang berbeda. Misalnya, Departemen HRD (Human Resources
Department) akan memiliki progam kerja menjaring tenaga handal untuk tahun
berikutnya, mencari tambahan karyawan pada periode selanjutnya, atau program
kerja HRD juga berisi tentang jadwal pelatihan kerja karyawan.
Setiap pegawai yang sudah mendapatkan
program kerja, baik program kerja mingguan, program kerja bulanan, atau program
kerja tahunan, harus melaksanakannya dengan maksimal. Umumnya, di dalam sebuah
program kerja berisi target dan waktu pekerjaan suatu pekerjaan serta kapan pekerjaan
harus dilaporkan ke atasan.
Memakai dan melakanakan sebuah program
kerja akan memberikan efektivitas dalam pekerjaan. Anda akan lebih terarah
dalam bekerja karena mengetahui target dan waktu pekerjaan yang dilakukan. Tak
ada lagi istilah keteteran bekerja karena date line yang mendesak.
a.
Jenis-Jenis Program Kerja
Program kerja akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, jenis jenis
program kerja dapat dibedakan antara lain:
1.
Menurut Rentang Waktu Perencanaan
a.
Program kerja untuk satu
periode kepengurusan
Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh
organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja
(raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan
untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program
kerja yang telah ditetapkan.
b.
Program kerja untuk waktu
tertentu
Jenis
program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya
triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan metode program
kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan
rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode
kepengurusan.
2.
Menurut Sifat Program Kerja
a.
Program Kerja Yang Bersifat Terus Menerus (Continue).
Program kerja seperti
ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh suatu
organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan dihadapi
saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini.
b.
Program kerja yang bersifat insidental
Program kerja seperti
ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu oleh suatu organisasi
biasanya mengambil momentum-momentum waktu yang
penting. Contoh :
·
Mengadakan bakti sosial karena
ada kejadian bencana alam, contoh:
IAPW memberi sumbangan beras pada waktu gempa di Tasikmalaya.
·
Ikut bergabung dengan ormas
lain pada waktu doa bersama untuk Gusdus.
c.
Program kerja yang bersifat
tentative
Program kerja ini sifatnya akan dilakukan
sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis
ini adalah karena kurang terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya
perencanaan mengenai suatu program kerja lain .
3.
Menurut targetan organisasi
a.
Program kerja jangka panjang
Program
kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan
organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat
karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak
memungkinkan. Contoh :
·
Mendirikan Sekolah Tinggi adalah kecil kemungkinannya untuk
diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini harus
dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing kepengurusan
berfokus pada satu bagian program kerja seperti, pengadaan tanah, sebagian
bangunan dan sebagainya.
b. Program kerja jangka pendek
Program
kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode
tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk
memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya
dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini,
dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu
dekat.
b.
Prasyarat Membuat Program Kerja
Dalam organisasi, sudah
menjadi kewajiban pengurus untuk membuat program kerja yang akan dijalankan
oleh suatu organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam
pembuatannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu
program kerja. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain :
1.
Latar Belakang Pembentukan Organisasi
Hal ini berkaitan dengan nilai-nilai
yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat
para pendiri organisasi.
2.
Sejarah Perjalanan Organisasi
Hal
ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang
telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk
diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program
kerja bisa dilihat dari sisi ini.
3.
Visi dan Misi Organisasi
Program
kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian
utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda
organisasi.
4.
AD/ART dan Peraturan Organisasi
Program kerja yang dibuat tidak boleh
menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi.
5.
GBHO/GBPK
GBHO
(Garis Besar Haluan Organisasi) dan GBPK (Garis Bear Program Kerja) umumnya dibuat pada saat awal suatu
kepengurusan (saat terbentuknya kepengurusan baru sesuai arahan dari Ketua
Umum/Ketua Harian) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada
situasi yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang
bersangkutan. Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena
pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telah
diberikan oleh organisasi
c.
Membuat Program Kerja
Setelah kita paham
tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program kerja maka barulah kita
membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal hal
minimal yang harus dicantumkan adalah :
1.
Nama Kegiatan
Merupakan
judul dari suatu kegiatan yang direncanakan.
2.
Latar Belakang
Merupakan
penjelasan dari pertanyaan mengenai “Mengapa Program kerja ini perlu dibuat ? “.
3.
Tujuan Kegiatan
Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai
setelah melaksanakan program kerja.
4.
Sasaran Kegiatan
Berkaitan
dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau Ekstern
Organisasi.
5.
Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Menjelaskan mengenai
tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan.
6.
Anggaran Dana
Menjelaskan tentang besarnya dana yang
diperlukan.
7.
Penanggungjawab Kegiatan
Berisikan Informasi mengenai nama orang yang
memegang tanggung jawab kegiatan.
8.
Keterangan
Berisikan tambahan informasi lainnya bila
diperlukan.
Hal
hal diatas merupakan informasi minimal yang harus
ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan
memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam
membaca program kerja yang kita buat. Dalam membuat program kerja maka harus
memperhatikan bentuk/format dari program kerja, ada dua model umum dari format
penulisan program kerja yaitu :
a.
Bentuk Tabel
Format penulisan seperti ini menggunakan
tabel sebagai penjelasan dari program kerja yang dibuat
Contoh
:
No
|
Nama
Kegiatan
|
Latar
Belakang
|
Tujuan
Kegiatan
|
Sasaran
Kegiatan
|
Tempat & Waktu
|
Anggaran Dana
|
Penanggungjawab
|
keterangan
|
1
|
||||||||
2
|
Setelah
program kerja yang dibuat disahkan sesuai dengan mekanisme konstitusi organisasi
(biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan
dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya,
maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akan
menggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi.
d. Manfaat program kerja
Suksesnya
sebuah pekerjaan bisa dilihat dari pelaksanaan program kerja di lapangan.
Percuma bila telah membuat program kerja dengan detail, tetapi dalam prakteknya tidak sesuai. Semua
pelaksana di bidang pekerjaan yang telah dibuatkan program kerjanya harus
benar-benar bekerja sama dalam bekerja sehingga dihasilkan nilai yang sempurna
dalam pekerjaannya.
Beberapa
manfaat pembuatan sebuah program kerja diantaranya adalah sebagai berikut:
1.
Membuat pekerjaan menjadi efektif
Adanya pembuatan program kerja pada perusahaan akan
membuat pekerjaan menjadi efektif. Sebuah departemen akan benar-benar
menjalankan fungsinya dalam pekerjaan ketika adanya sebuah program kerja.
2.
Sebagai tolak ukur kemajuan atau progres
perusahaan
Adanya program kerja bisa melihat kemajuan progress
perusahaan. Contohnya sebuah instansi pekerjaan umum akan membuat sebuah
jembatan di suatu daerah dengan cara selama enam bulan. Dalam program kerja
akan dituliskan mengenai aktivitas dan segala detail waktu pekerjaan selama
enam bulan tersebut, sehingga pihak pekerja atau pihak yang terakait akan
mempunyai panduan.
3.
Membuat semua pekerajaan menjadi
terjadwal dan mudah dikerjakan
Program kerja harian, program kerja mingguan,
program kerja bulanan, ataupun program kerja tahunan harus dibuat dengan
terperinci untuk menjadwalkan setiap pekerjaan. Tujuannya jelas agar pekerjaan
akan semakin mudah dikerjakan oleh setiap fungsi yang berperan.
4.
Setiap pegawai mempunyai patokan dalam
menyelesaikan pekerjaan
Dengan adanya program kerja, setiap pegawai bisa
menjalankan job descriptionnya lebih cepat. Tak akan lagi masa lembur yang
tidak efektif ketika program kerja yang telah dibuat harus dijalankan sebagai
mana mestinya.
5.
Program kerja bisa membuat rencana kerja
menjadi terukur dan terorganisir.
Banyak perusahaaan atau instansi yang kalang kabut
ketika hasil pekerjaan yang dihasilkan sesuai tak terukur. Semua pekerjaan
tumpang tindih tak jelas siapa yang akan mengerjakan. Namun, adanya program
kerja akan membuat semua orang yang terakait maksimal dalam perkerjaannya sehingga tak akan ada lagi
kekisruhan dalam pekerjaan.
C.
DESKRIPSI DAN TUGAS KANTOR
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan
penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu
analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.
Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat
pekerjaan, syarat pekerja, dan tanggung jawab pekerja. Di bidang manajemen
dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu
:
a) Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan
sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas
khusus.
b) Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi
yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang
mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi
tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual, merupakan
dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sam, dan mengidentifikasikan
individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan
bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang
didefinisikan itu.
c) Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci
mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik.
d) Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan
penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk
setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.
e) Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan
prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan
menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan
pekerjaan.
Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan,
sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat
analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat
penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan
hubungan kerja dengan sistematis.
Di masyarakat luas pekerjaan kantor
biasanya juga disebut sebagai tata usaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi,
tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan
yang berwujud 7 pola perbuatan :
1. Menghimpun
Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan.
2. Mencatat
Merupakan kegiatan membubuhkakn dengan
berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa
tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah
Merupakan macam-macam kegiatan dengan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang
lebih berguna.
4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Merupakan kegiatan menyampaikan dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
6. Menyimpan
Merupakan kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
7. Memusnahkan
Merupaka kegiatan mengurangi
arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan informasinya oleh suatu organisasi.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dalam membuat suatu program kerja hal yang terlebih dahulu dilakukan oleh
organisasi atau perusahaan ialah mengindentifikasi tugas utama pekerjaan dan
langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tersebut. Program
kerja yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
Suatu pekerjaan dapat berjalan dengan baik dapat dilihat dalam pelaksanaan
program kerja di lapangan. Dengan adanya program kerja, pekerjaan kantor
menjadi lebih efektif, membuat pekerjaan lebih terjadwal, dapat mengetahui
progres organisasi atau perusahaan dan juga rencana kerja lebih terorganisir.
B.
Saran
Agar program kerja yang telah direncanakan berjalan
sesuai dengan keinginan maka harus menganalisis sistem prosedur yang sesuai
dengan keadaan organisasi tersebut. Analisa tugas diperlukan
dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi dan analisa tugas diharapkan dapat
memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pekerja, dan
tanggung jawab pekerja.
DAFTAR
PUSTAKA
Gie, The Liang.1996. Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar