KESEKRETARISAN
MAKALAH
Untuk
Memenuhi Tugas Mata kuliah
Manajemen
Perkantoran
Yang
dibina oleh Bapak M. Nuruddin Zanky
Oleh
:
1.
Nur Faizah (120412403969)
2.
Ridzatin Dzadidah (120412423445)
3.
Novita Ayuning Dita (120412423462)
4.
Tika Dwi Jayanti (120412423477)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
FEBRUARI 2013
KATA
PENGANTAR
Puji
dan syukur patut kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan
Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesikan makalah Manajemen Perkantoran
pelajaran semester II,
guna mempelajari dan menambah ilmu
pengetahuan.
Makalah
ini kami susun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang Kesekretarisan. Adapun
materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai sumber melalui internet
maupun buku Manajemen Perkantoran
lainnya.
Kami
selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini.
Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapakan terimakasih kepada :
1. Bapak M.
Nuruddin Zanky selaku dosen Manajemen Perkantoran.
2. Rekan-rekan
yang telah membantu dan mendukung.
Kami
menyadari bahwa penyusunan tugas makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.
Demikian
tugas makalah ini kami susun, semoga makalah
ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para pembaca pada
umumnya.
Malang,
10 Februari 2013
Penyusun
DAFTAR
ISI
KATA PENGANTAR
...................................................................................................... 2
DAFTAR ISI
...................................................................................................................
3
BAB I. PENDAHULUAN
1. Latar
belakang
.......................................................................................... 4
2. Rumusan
masalah
.....................................................................................
5
3. Manfaat
pembuatan makalah
.................................................................. 5
BAB II. ISI
2.1 Arti Sekretaris dan Kesekretarisan ..................................................................... 6
2.2 Syarat-syarat Seorang Sekretaris ....................................................................... 7
2.3Peranan Sekretaris ........................................................................................ 9
2.4 Pekerjaan Sekretaris ................................................................................. 10
2.5.
Jenis – jenis Sekretaris
........................................................................... 12
BAB III. PENUTUP
1. Kesimpulan
............................................................................................... 13
2. Saran
......................................................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA
.......................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era
global sekarang ini, tidak ada batas lagi antar negara; seolah-olah semuanya
sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi
situasi seperti ini, negara-negara berkembang termasuk Indonesia
akan berhadapan secara langsung dengan negara-negara maju yang memang unggul
dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek
teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan
jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar
internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris yang
didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan malaysia.
Untuk
itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya
sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya.
Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan
ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :
1. Keterampilan
berkomunikasi
2. Kemampuan mencari,
menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir,
mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam
kelompok
5. Memiliki Human Relation
skills
6. Mempunyai komitmen pada
tugas
7. Senantiasa bersemangat
mengembangkan diri
1.2 Perumusan Masalah
Adapun masalah
yang akan dibahas dalam makalah ini adalah mengenai fungsi kesekretarisan. Di mana didalam fungsi kesekretarisan
ini membahas tentang :
1.
Arti Sekretaris
dan Kesekretarisan
2.
Syarat-syarat Seorang
Sekretaris
3.
Peranan
Sekretaris
4.
Pekerjaan
Sekretaris
5.
Jenis-jenis Sekretaris
1.3 Tujuan
Adapun tujuan
makalah ini untuk menambah wawasan dan memperoleh banyak pengetahuan tentang Kesekretarisan dalam perkantoran, serta sebagai
pengantar tugas mata kuliah manejemen perkantoran. Diantaranya
adalah :
1.
Memahami definisi
perbedaan dari sekretaris dan kesekretarisan
2.
Memahami syarat-syarat
menjadi seorang sekretaris
3.
Memahami peranan
seorang sekretaris
4.
Memahami pekerjaan apa
saja yang dilakukan oleh sekretaris
5.
Memahami jenis-jenis
sekretaris.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Arti Sekretaris dan Kesekretarisan
Kata sekretaris berasal
dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang
rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis
disebut secretaire. dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa
Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia.
Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan
rahasia. Berikut ini adalah beberapa definisi sekretaris dari beberapa ahli :
1.
M. Braum dan Ramon dari Potugal,
mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assistant to a chief
who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his
official engagements or appointments, and performs many order related duties
that increase the effectiveness of the chief “ (Seorang pembantu dari seorang
kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu,
memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau
perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektivitas dari kepala itu).
2. Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has
a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include
taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the
telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing
records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior
executive. (Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung
jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte,
berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan,
membuat perjanjian, dan lain-lain.
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan
bahwa Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang
pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan
kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin
atau kegiatyan operasional perusahaan.
Sedangkan pengertian dari Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya
yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai
dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala
Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan,
mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah,
menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,
penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
2.2 Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu
pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang
sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat
yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi
sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak
tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang
sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai
berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan
lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat
pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat
pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan
kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan.
Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik
dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis,
serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas,
serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris
mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha
perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila
perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus
menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan
untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu
menyusun laporan
b. Mampu
berkorespondensi
c. Mampu
menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata
penyimpanan arsip
e. Teknik
berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis
cepat dengan steno
g. Teknik
mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang
tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha
kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang
tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator,
korespondensi dan lain-lain. (Waworuntu, 1995: 59-61)
2.3 Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang
sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam
melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga
dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu
sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang
karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk
itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan
pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu
dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya
ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang
baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah
sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di
perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan
lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung
melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas,
sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama
sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan
diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan
perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan
seseorang atau lembaga lain.
2.4 Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam
dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau
elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan
sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam
memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan
oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
(Waworuntu, 1995: 62-63)
Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau
tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila
tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang
bekerja ke
arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang
pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja
itu merupakan salah satu etiket sekretaris.
2.5. Jenis – jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan,
wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.
Sekretaris
Instansi (Organisasi), yaitu sekretaris
yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi
manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris
Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau
karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal,
Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam
perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan
tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan
baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan
struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2.
Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang
hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara)
pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah.
sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor.
Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah
pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang
penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih
penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi
pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan
melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya,
keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya,
sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior :
yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar
dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris
Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior :
yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri
sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi
jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga
lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya,
ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
bawahannya.
Secara
umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim
surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian
pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan
sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan
bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan
bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
3.2
Saran
Di jaman yang modern ini, menjadi seorang Sekretaris tidak
bisa dianggap sebagai pekerjaan yang dilihat sebelah mata saja atau
disepelekan. Karena Sekretaris memiliki peran yang sangat penting dalam
mengelolah manajemen perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya para pembaca dapat
mengolah kemampuannya dalam bidang Kesekretarisan dengan cara memperhatikan
beberapa hal mengenai Sekretaris seperti tugasnya, peranannya, pekerjaannya
maupun jenis-jenis sekretaris.
DAFTAR
PUSTAKA
·
Hendarto, Hartiti
,Drs. FX.Tulusharyono.menjadi sekretaris profesional.2009. jakarta:
Gramedia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar