PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR

 MAKALAH

“PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR”

Oleh Kelompok 9 :

1.     SISKA YUSNIA                        120412402974

2.     NUREKA SUGIAWATI            120412402981

3.     MIATUL MA’ANIYAH            120412423444

4.     APRILIA KARTIKA SARI       120412423470

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Perkantoran dengan judul “Perlengkapan dan Peralatan Kantor” semester II, guna  mempelajari dan menambah ilmu pengetahuan.

Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang berbagai perbekalan ataupun peralatan perkantoran. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai sumber melalui internet maupun buku manajemen perkantoran lainnya.

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini. Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih kepada :

1.      Bapak M. Nuruddin Zanky, selaku dosen Manajemen Perkantoran.

2.      Rekan-rekan, yang telah membantu dan mendukung.

Kami menyadari bahwa penyusunan tugas makalah  ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.

Demikian tugas makalah ini kami susun, semoga makalah  ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

                                                                                                Malang,   Februari 2013

                                                                                                Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................... i

DAFTAR ISI........................................................................................................................ ii

BAB I  PENDAHULUAN

1.1 .... Latar Belakang..................................................................................................... 1

1.2 .... Rumusan Masalah................................................................................................ 2

1.3 .... Tujuan Penulisan.................................................................................................. 2

BAB II  PEMBAHASAN

2.1 .... Pengertian Organisasi Kantor............................................................................... 3

2.2 .... Prinsip-prinsip Oragnisasi Kantor......................................................................... 5

2.3 .... Unsur-unsur Organisasi Kantor............................................................................ 7

2.4 .... Asas-asas Organisasi Kantor................................................................................ 8

2.5 .... Tipe dan Bentuk Organisasi Kantor.................................................................... 11

BAB III  PENUTUP

3.1 .... Kesimpulan.......................................................................................................... 24

3.2 .... Saran.................................................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................... 25

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.  Dimana memiliki arti Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

1.2         Rumusan Masalah
Dalam pembuatan Makalah ini akan dibahas mengenai beberapa masalah, diantaranya :

1.      Apakah perbekalan kantor itu?

2.      Ada berapa macamkah peralatan kantor itu? Jelaskan!

3.      Bagaimanakah proses penanganan dari peralatan perkantoran itu?

4.      Bagaimanakah cara untuk memelihara perbekalan kantor agar tetap terawat dan dapat digunakan meski usianya sudah lama?

1.3         Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini untuk menambah wawasan dan memperoleh banyak pengetahuan tentang semua hal yang menyangkut dengan perbekalan perkantoran, baik untuk mengetahui macam-macam perbekalan perkantoran, cara penanganan perbekalan perkantoran dan perawatan perbekalan perkantoran tersebut, serta sebagai pengantar tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian Perbekalan Kantor

Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

2.2    Macam-macam Perbekalan Kantor

Perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Di Indonesia perabot kantor itu hampir seluruhnya masih dibuat dari kayu. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

Dua macam perabot kantor yang tentu dimiliki dan paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor ialah meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.

Ø  Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a.    Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup

b.    Permukaan meja tidak mengkilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya

c.    Luas meja tidak terlampau berlebihan

Ø  Kursi yang baik hendaknya memenuhi syarat sebagai berikut:

a.       Dapat ditur tinggi rendahnya, sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya

b.      Dibuat secara kokoh

c.       Sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan di duduki seimbang sehingga berat badan terbagi merata

d.      Mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang kenyamanan karyawan

2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3      Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor (mencatat,mengirim,menggandakan dan mengolah bahan keterangan ) secara mekanik maupun elektrik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4      Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

5      Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

*Perbekalan kantor dapat pula digolongkan sebagai berikut:

1.      Barang Lembaran : misalnya kertas tik, karbon,berkas

2.      Barang bentuk lainnya : misalnya lem, karet penghapus,tinta

3.      Alat tulis : misalnya pensil,pulpen

4.      Alat keperluan lainnya : bantalan cap,mistar

5.      Mesin perkantoran : mesin tik,mesin hitung, mesin stensil

6.      Perabot kantor : meja, lemari

7.      Perlengkapan lainnya : misalnya lampu,AC, dsb

2.3 Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan. Yang harus dilakukan pertama kali dalam pengadaan yaitu identifikasi kebutuhan.

·  Identifikasi Kebutuhan

Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.

No	Kode	Nama Barang	Tipe	Spesifikasi	merk	Jumlah
1	02-03-17-02-23-00	Amplop	coklat	27,5 x 43 cm	JAYA	2 box
2	02-04-44-00-72-32	Bateray	Calkulator	fx-992	Casio	10 buah
3	02-05-58-08-10-00	Benang Tali	Rapia	plastik	~	1 kg
4	01-01-21-00-00-04	Keyboard	102 keys	-	-	5 buah
5	…………… dst

Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.

Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

2. Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3. Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4. Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5. Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Berikut langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud :

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Contoh :

BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR

No : ..

Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini

untuk kepentingan .....................................................

Langkah – langkah penghapusan peralatan/perlengkapan kantor, yaitu :
Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.
1. Penghapusan barang inventaris dengan lelang
    Adalah menghapus dengan menjual barang-barang. Prosesnya sebagai berikut:
    a. Pembentukan Panitia Penjualan oleh Kepala Dinas Pendidikan;
    b. Melaksanakan sesuai prosedur lelang;
    c. Mengikuti acara pelelangan;
    d. Pembuatan “Risalah Lelang” oleh kantor lelang dengan menyebutkan banyaknya    
        nama barang, keadaan barang yang dilelang;
    e. Pembayaran uang lelang yang disetorkan ke Kas Negara selambat-lambatnya 3
        hari;
    f.  Biaya lelang dan lainnya dibebankan kepada pembeli;
    g. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor lelang
        negara dan menyetorkan hasilnya ke Kas Negara setempat.

2. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan
Penghapusan barang inventaris yang dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu penghapusan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang apa yang hendak disingkirkan. Prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia penghapusan oleh Kepala Dinas Pendidikan;
b. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barang yang dilakuakn
    tiap tahun;
c. bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan;
d. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus;
e. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk
   dihapus sesuai Surat Keputusan dan disaksikan oleh pejabat pemerintah setempat
   dan kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan
   dengan cara dibakar, dikubur, dan sebagaiannya;
f. Menyampaikan berita acara ke atasan sehingga dikeluarkan keputusan
    penghapusan;
g. Kepala Administrasi selanjutnya menghapuskan barang tersebut dari buku induk dan
    buku golongan inventaris.

2.4    Pemeliharaan Perbekalan/Perlengkapan Kantor

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:

1. Menurut Tempat Barang

1. Ada dalam gudang/persediaan
   Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
   Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

2. Ada dalam pemakaian
   Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
   Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2. Menurut Jenis Barang

1. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
   Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
   Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

2. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
   Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
   Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3. Menurut Kurun Waktu

1. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

2. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara
berkala setiap 3 bulan sekali.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Di jaman seperti ini, sudah seharusnya kita mengetahui tentang peralatan / perbekalan itu sendiri, karena dengan adanya pengetahuan tentang hal-hal tersebut dapat menunjang kinerja kita di dalam aktivitas kantor itu sendiri agar dapat menghasilkan produk-produk kantor yang sesuai dengan tujuan. Selain dituntut untuk mengetahui tentang peralatan/perbekalan kantor, kita juga harus mengetahui cara-cara memelihara peralatan/perbekalan kantor tersebut,sehingga dalam mengerjakan tugas-tugas kantor akan efektif dan efisien dan akan mencapai tujuan secara maksimal.

3.2 Saran

            Bertolak dari materi peralatan dan perlengkapan kantor di atas bahwa peralatan dan perlengkapan merupakan bagian penting dalam melaksanakan kegiatan menerima, menyimpan, mengolah, menyajikan informasi, dan yang terakhir pemusnahannya yang dalam pelaksanaannya harus sesuai dengan wewenang dan bertanggung jawab. Selain itu dalam menggunakan dan merawat peralatan dan perlengkapan kantor ini harus memiliki keterampilan yang lebih dalam pelaksanaannya agar peralatan dan perlengkapan kantor dapat tahan lama dan tidak cepat rusak sehingga perusahaan bisa mencapai efisiensi dan efektifitasnya dengan baik dan lancer dalam mencapai tujuannya..

DAFTAR PUSTAKA

1. The Liang Gie.2000.Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty
2. Winarsih,Tri.perbekalanperalatan kantor. Yang diakses pada http://globalsmarteducation.blogspot.com2008/08/perbekalanperalatan-kantor.html tanggal 6 Februari 2013
3. Drs.Supranjono.memilih peralatan kantor. Yang diakses pada http://belajar.kemdiknas.go.id/file_storage/materi_pokok/MP_229/zip/MP_229.html tanggal 11 Februari 2013