SUMBER DAYA MANUSIA KANTOR MODERN

MAKALAH

SUMBER DAYA MANUSIA KANTOR MODERN

TUGAS KELOMPOK

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

Pengantar Manajemen Perkantoran

yang dibimbing oleh Bapak M. Nurrudin Zanky

oleh:

Nia Handayani                                    120412423419

Dian Kristiana                                     120412423451

Dwi Wahyu Anita P.                          120412423482

Martha Anggun D. S.                         120412423496

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

KATA PENGANTAR

 Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen matakuliah Manajemen Perkantoran dengan judul makalah “Sumber Daya Manusia Kantor Modern”.

Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada, pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan, keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.

Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan makalah berikutnya.

Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Malang,  Februari 2013

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   LATAR BELAKANG

Dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 dan telah disempurnakan melalui Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah atau lebih dikenal dengan Otonomi Daerah, merupakan suatu peluang emas bagi daerah untuk mengelola sumber dayayang dimilikinya baik sumber daya alam, sumber daya manusia dan teknologi dalam rangka mewujudkanmayarakatyangsejahtera.                                   
Pengelolaan sumber daya tersebut juga harus profesional dan akuntabel di samping untuk kesejahteraan masyarakat juga menjawab tantangan globalisasi yang melanda seluruh masyarakat, bangsa dan negara di dunia ini.Globalisasi menuntut daya saing yang pada hakekatnya kualitas seluruh produk atau jasa.Oleh karena itu tentunya diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas pula, yaitu sumber daya manusia yang memiliki kemampuan yang cukup untuk menggerakan seluruh sumber daya wilayah yang ada (Nachroni dan Suhandojo dalam Muchdie, 2001).
Peran SDM berkualitas sangat strategis dalam pembangunan/ pengembangan wilayah, di samping sebagai subyek sekaligus obyek dari pembangunan / pengembangan wilayah tersebut. SDM berkualitas merupakan faktor yang menentukan maju tidaknya suatu daerah (Sinar Pagi, 17 - 23 Januari 2007), karena dibekali dengan pengetahuan dan menurut Nonaka (dalam Winardi, 2005 : 12) bahwa : Satu-satunya sumber yang dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan.Dalam konteks SDM berkualitas, kebijakan pembangunan nasional bidang kependudukan tidak terpisahkan dengan kebijakan pembangunan bidang pendidikan. Pada hakekatnya SDM adalah penduduk dan untuk mencapai SDM berkualitas melalui proses pendidikan.

1.2   RUMUSAN MASALAH

1.      Apakah yang dimaksud dengan perkantoran modern?

2.      Apakah pengertian dari Manajemen Sumber Daya Manusia?

3.      Bagaimana pengertian perencanaan MSDM menurut para ahli?

4.      Apa saja tujuan dan kegiatan MSDM?

5.      Apakah manfaat perencanaan MSDM?

6.      Bagaimanakah prosedur seleksi itu?

7.      Bagaimanakah langkah-langkah perekrutan pada kator modern?

8.      Kapan perlu dilaksanakan pelatihan dan pengembangan SDM?

9.      Apakah manfaat diadakannya pelatihan dan pengembangan SDM?

10.  Bagaimanakah proses mtivasi dalam kantor modern?

1.3   TUJUAN PENULISAN

1.      Untuk mengetahui definisi perkantoran modern

2.      Untuk mengetahui pengertian dari MSDM

3.      Untuk memahami definisi perencanaan MSDM menurut para ahli

4.      Untuk mengetahui tujuan dan kegiatan MSDM

5.      Untuk memahami manfaat perencanaan MSDM

6.      Untuk mengetahui prosedur seleksi

7.      Untuk menngetahui langkah-langkah perekrutan

8.      Untuk memahami kapan perlunya dilakukan pelatihan dan pengembangan SDM

9.      Untuk mengetahui manfaat pelatihan dan pengembangan SDM

10.  Untuk mengetahui proses motivasi pada kantor modern

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Definisi Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

a.       Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

b.      Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,

c.       Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin professional

d.      Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

e.       Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

B.     Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu factor yang sangat pentingdalam satu perusahaan di samping factoryang lain seperti modal.Oleh karena itu, SDM harus dikolola dengan baikuntuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam perusahaan yang dikenal dengan manajemen sumber daya manusia(MSDM).

Manajemen sumber daya manusia yang sering juga disebut dengan manajemen personalia.Definisi lain mengatakan :

Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar dapat tercapai tujuan organisasi.

Dengan kata lain, aktivitas yang dilakukan merangsang, mengembangkan, memotivasi, dan memelihara kinerja yang tinggi dalam organisasi.Berdasarkan beberapa definisi di atas, penulisan mendefinisikan SDM dengan keseluruhan penentuan dan pelaksanaan berbagai aktivitas, policy, dan program yang bertujuan untuk mendapatkan tenaga kerja, pengembangan, dan pemeliharaan dalam usaha meningkatkan dukungannya terhadap peningkatan efektivitas organisasi dengan cara yang seccara etis dan social dapat dipertanggungjawabkan. 

C.    Pengertian Perencanaan MSDM

∞     Menurut Torrington dan Tan Chwee:

“Perencanaan SDM adalah kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan SDM perusahaan,baik kebutuhan jangka pendek maupun jangka panjang. Dalam bentuk yang lebih operasional adalah kegiatan yang berkaitan dengan memprediksi atau memperkirakan seberapa banyak orang atau pegawai yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas,baik jumlahnya maupun jenisnya,berapa yang akan tersedia,dan apa yang dilakukan untuk memastikan bahwa penawaran sama dengan permintaan pada waktu yang bersamaan.”

∞     Menurut William B. Werther dan Keith David:
“Proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan ketersedaan pada masa yang akan datang,baik jumlah maupun  jenisnya.sehingga departemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen,seleksi,pelatihan dan aktivitas lain dengan lebih baik.”

D.    Tujuan dan Kegiatan MSDM
Tujuan MSDM adalah untuk meningkatkan dukungan SDM dala usaha meningkatkan efektivitas organisasi dalam rangka mencapai suatu tujuan.Secaralebih opersional,dapat dikatakan bahwa tujuan MSDM adalah untuk meningkatkan produktivitas pegawai,mengurangi absensi dan perputaran kerja,serta meningkatkan loyalitas para pegawai pada sebuahkantor/perusahaan.Selanjutnya,apa yang dilakukan organisasi dalam upaya mencapa tujuan tersebut dan mengapa itu harus dilakukan,berkaitan dengan kegiatan manajemen SDM,akan digambarkan secara umum sebagai berikut:
a). Persiapan dan pengadaan
b). Pengembangan dan penilaian
c). Pengkompensasian dan perlindungan
d). Hubungan-hubungan kepegawaian

E.     Manfaat Perencanaan MSDM
Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain(Rivai,2004):

1.      Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya  manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang  sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan.

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitaskerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusiayang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. StandardOperating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telahdimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telahtersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telahberjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasiserta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkankebutuhan dan beban kerja.

3.      Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentangpengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumberdaya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagaipendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untukmeningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan danpelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber dayamanusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yangakan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalammenangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentinganperusahaan.

4.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5.      Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa inidirasakan semakin penting ialah penaganan informasiketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yangmemiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yangtersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luarnegeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemenmelakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatukebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serbacepat.

F.     Seleksi

Prosedur  Seleksi dan Pelaksanaannya :

Seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari antara calon yang dijarring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan di masuki.

Secara umum, proses seleksi meliputi langkah-langkah :

a.      Penentuan tuntutan tugas

Penentuan tuntutan tugas dilakukan dengan mempelajarai informasi analisis jabatan

b.      Penentuan jenis orang yang diperlukan

Penentuan jenis orang yang dibutuhkan mengacu pada pengetahuan yang dimilikki, keterampilan, kemampuan, dan aspek lainnya.

c.       Penentuan alat dan prosedur seleksi yang akan digunakan.

Penentuan alam seleksi mengacu pada metode yang digunakan, apakah tes tertulis , wawancara, tes kesehatan, dll. Sedangkan prosedur mengacu pada pelaksanaannya.

G.    Perekrutan

Langkah-langkah perekrutan :

1.      Penentuan jabatan yang kosong

2.      Penentuan persyaratan jabatan

3.      Penentuan sumber dan metode perekrutan

Ø  Sumber perekrutan

1.      Sumber internal

Kelebihan : Lebih murah, Lebih cepat waktu orientasi yang lebih singkat, meningkatkan motivasi kerja , dan memungkinkan penilaian kemampuan yang lebih tepat.

Kekurangan : Membatasi masuknya pemikiran-pemikiran baru, Dapat mendorong pertentangan diantara pegawai, Memperkecil kelompok pelamar potensial, Dan menghambat usaha untuk meningkatkan keanekaragaman tenaga kerja.

2.      Sumber eksternal

Kelebihan : Jumlah calon yang lebih besar , Membantu meningkatkan jenis tenaga kerja, Mendorong masuknya pemikiran baru, Biaya yang lebih rendah untuk pelatihan pegawai professional, Tidak ada kelompok politik yang beraliansi dalam perusahaan , kemungkinan membawa rahasia pesaing, dan membantu memenuhi kebutuhan kesempatan kerja yang sama.

Kelemahan : menimbulkan ketidaksenangan pegawai yang ada, memerlukan biaya yang lebih besar dan menyita banyak waktu, dan membutuhkan orientasi yang lebih lama.

Ø  Metode perekrutan

1.      Metode perekrutan sumber internal

2.      Metode perekrutan sumber eksternal :

a)      Walk-in and write-in ( inisiatif pelamar)

b)      Employee referral (rekomendasi pegawai)

c)      Advertising (iklan)

H.    Kapan Dilaksanakannya Pelatihan dan Pengembangan SDM

Adanya perubahan-perubahan lingkungan bisnis, lingkungan kerja, menghendaki perusahaan harus melakukan pelatihan sumber daya manusianya secara proaktif, demi mencapai produktivitas kerja yang lebih baik.
Proses kegiatan pelatihan sering dilaksanakan oleh suatu perusahaan setelah terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari perusahaan yang bersangkutan. Setelah pegawai diterima melalui proses perekrutan dan seleksi, sering kali kemampuan pegawai tersebut belum sesuai dengan yang diharapkan, yang berkaitan dengan tuntutan produktivitasnya, sehingga mereka perlu dilatih. Pegawai yang sudah bekerja pun mungkin masih perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain-lainnya.
Latihan adakalanya diberikan setelah karyawan tersebut ditempatkan dan ditugaskan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

I.       Manfaat Pelatihan dan Pengembangan

Ø  Keuntungan untuk organisasi :

1)      Memperbaiki pengetahuan dan keterampilan di semua level organisasi

2)      Memperbaiki moral tenaga kerja

3)      Membantu pegawai mengidentifikasikan tujuan organisasi

4)      Membantu menciptakan citra perusahaan yang lebih baik

5)      Meningkatkan keotentikan, keterbukaan, dan kejujuran

6)      Memperbaiki hubungan antara atasan dan bawahan

7)      Memberikan bantuan dalam pengembangan organisasi

8)      Membantu menyiapkan pedoman kerja

9)      Membantu pemahaman dan pelaksanaan kebijakan(policy)

10)  . Memberikan informasi untuk kebutuhan masa depan di semua bidang organisasi

11)  . Meningkatkan proses efektivitas proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

12)  . Membantu mengembangkan promosi dari dalam

13)  . Membantu mengembangkan keterampilan kepemimpinan, motivasi, loyalitas, sikap yang lebih baik , dan aspek lain yang biasanya ditampilkan oleh pegawai dan manajer yang berhasil

14)  . Membantu meningkatkan produktivitas dan atau kualitas kerja

15)  . Membantu menurunkan biaya di beberapa bidang seperti produksi, kepegawaian, administrasi, dan lain-lain

16)  . Mengembangkan rasa tanggung jawab pada organisasi dan menjadi lebih kompeten serta memiliki kemampuan

17)  . Memperbaiki hubungan tenaga kerja dan manajemen

18)  . Mengurangi biaya konsultasi dari luar dengan menggunakan konsultan internal yang kompeten

19)  . Mendorong terjadinya manajemen pencegahan sebagai kembalikan dari tindakan sesudah terjadi masalah

20)  . Menghindari perilaku yang tidak sepatutnya seperti menyembunyikan peralatan

21)  . Menciptakan iklim kerja yang tepat untuk pertumbuhan dan komunikasi

22)  . Membantu memperbaiki komunikasi organisasian

23)  . Membantu pegawai menyesuaikan diri dengan perubahan

24)  . Membantu dalam penanganan konflik, sehingga membantu mencegah strs dan ketegangan

Ø  Keuntungan untuk pegawai yang akhirnya akan menguntungkan organisasi :

1)      Membantu mendorong dan mencapai pengembangan diri sendiri dan kepercayaan diri

2)      Membantu seseorang menangani sters, ketegangan, frustasi, dan konflik

3)      Memberikan informasi untuk perbaikan pengetahuan kepemimpinan dan keterampilan dalam berkomunikasi dan bersikap

4)      Meningkatkan kepuasan kerja dan pengakuan

5)      Memberikan kepada pera peserta pelatihan sebuah kesempatan untuk berkembang dan berpandangan tentang masa depan sendiri

6)      Menggerakkan seseorang kea rah tujuan-tujuan pribadi ketika keterampilan interaksi meningkat

7)      Memuaskan kebutuhan para pelatih dan juga peserta pelatihan

8)      Menigkatkan keinginan belajar

9)      Membantu seseorang meningkatkan keterampilan berbicara dan mendengar, juga kemampuan menulis bila mana pelatihan-pelatihan dilakukan

10)  Membantu menghilangkan ketakutan dalam mencoba tugas baru

Ø  Keuntungan dalam hubungan kepegawaian, hubungan-hubungan antar kelompok dan dalam kelompok, dan pelaksanaan kebijaksanaan :

1)      Memperbaiki komunikasi antar kelompok dan antar individu

2)      Memberikan bantuan dalam orientasi pegawai  baru dan mereka yang mengambil tugas baru melalui transfer dan promosi

3)      Memberikan informasi dengan kesempatan yang sama dan tindakan penyesuaian

4)      Memberikan informasi mengenai peraturan pemerintah lain dan kebijakan-kebijakan administrasi

5)      Meningkatkan keterampilan hubungan antar pribadi

6)      Membuat kebijakan organisasi aturan sesuai dengan situasi

7)      Memperbaiki moral

8)      Memberikan iklim yang baik untuk belajar,berkembang,dan berkoordinasi

9)      Membuat organisasi tempat yang lebih baik untuk bekerja  dan hidup.

J.      Motivasi

Motivasi adalah faktor-faktor yang mengarahkan dan mendorong perilaku atau keinginan seseorang untuk melakukan suatu kegiatan yang dinyatakan dalam bentuk usaha yang keras atau lemah.

Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi umumnya disepakati ada yang bersumber dari dalam diri seseorang yang kemudian disebut teori motivasi internal, disamping dipengaruhi oleh aspek-aspek internal juga dipengaruhi aspek-aspek eksternal yang disebut teori motivasi eksternal. Teori motivasi eksternal mengatakan bahwa motivasi seseorang bersumber dari dalam dan tidak dipengaruhi oleh rangsangan dari luar, atau dengan kata lain orang itu tidak dipengaruhi oleh aspek-aspek lingkungan atau berkembang melalui proses interaksinya dengan lingkungan melalui belajar.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Dalam sebuah kantor modern, kelancaran aktivitasnya dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya teknologi yang canggih dan SDM yang mumpuni. Teknologi yang serba canggih tersebut pada dasarnya juga harus dioperasikan oleh SDM yang handal. Artinya bahwa teknologi tersebut hanya dapat dikendalikan oleh tenaga ahli atau orang-orang yang memiliki kemampuan di bidang itu.
Dari sini dapat kita katakan bahwa kantor modern sangat bergantung pada SDM yang terampil. Tanpa adanya SDM yang terampil,sebuah kantor akan sulit mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Sehingga,kantor modern memberikan pelatihan dan pengembangan pada setiap karyawannya,agar menjadi SDM yang unggul.

3.2  Saran

Setiap kantor modern perlu melakukan pelatihan dan pengembangan pada SDM yang dimiliki. Karena dapat mengembangkan karyawan untuk lebih terampil, terdidik, dan terlatih secara professional dan siap pakai dalam bidangnya masing-masing.
Karyawan yang cakap dan terampil tersebut akan dapat bekerja lebih efisien, efektif, dan hasil kerjanya lebih baik sehingga daya saing perusahaan akan semakin besar. Hal ini akan memberikan peluang yang lebih baik bagi perusahaan untuk memperoleh laba yang semakin besar sehingga balas jasa(gaji) karyawan dapat dinaikkan.

Daftar Pustaka

& GIE THE LIANG,2000“Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty OffsetYogyakarta.

& Edwin B. Flippo dalam T.Tani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia (Yogyakarta: BPFE,1998),hlm.3.

& Gary Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia, terj. (Jakarta:prenhalindo,1997),hlm.4.

& Marco Sumampouw, “Investasi Sumber Daya Manusia dan Perkembangan Perusahaan/ Organisasi, “ Majalah Usahawan, No.7,Juli 1997.

& www.google.co.id/http://kiditaman.blogspot.com/2011/07/strategi-perencanaan-sumber-daya.html?zx=3d476ad4e0789b89

& www.google.co.id/http://sumsel.kemenag.go.id/file/file/SYARNUBISOMBDK/btne1346399463.pdf