TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN

TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN

MAKALAH

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Perkantoran

yang Dibina oleh Bapak  M. Nuruddin Zanky

 

Oleh:

Shela Meilinda H                    (120412423447)

Nurul Farida                            (120412423437)

Retno Afianti                          (120412423473)

Indah Amalia                          (120412402985)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

2013

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur patut kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesikan makalah manajemen perkantoran dengan judul “TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN” semester II, guna  mempelajari dan menambah ilmu pengetahuan.

Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang bagaimana tata ruang kantor pada saat ini. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai sumber melalui internet maupun buku manajemen perkantoran lainnya.

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini. Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapakan terimakasih kepada :

1.      Bapak M. Nurudin Zanky selaku dosen Manajemen Perkantoran.

2.      Rekan-rekan yang telah membantu dan mendukung.

Kami menyadari bahwa penyusunan tugas makalah  ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.

Demikian tugas makalah ini kami susun, semoga makalah  ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

                                                                                                Malang, 13 Februari 2013

                                                                                                Penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................................... i

Daftar Isi ........................................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang1

B.     Rumusan Masalah…………………………………………………………………………2

C.     Tujuan Penulisan…………………………………………………………………………..3

BAB II PEMBAHASAN

A.    Pengertian Office Layout (Penataan Ruang Kantor) Yang Baik………………………………3

B.     Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor……………………………………………………………4

C.     Asas–Asas Tata Ruang Kantor………………………………………………………………..6

D.    Standar Ruang Kantor…………………………………………………………………………7

E.     Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor………………………9

F.      Memilih Peralatan Kantor……………………………………………………………………11

G.    Penataan Ulang Tata Ruang Kantor………………………………………………………….13

BAB III PENUTUP

A.    Kesimpulan………………………………………………………………………………15

B.     Saran……………………………………………………………………………………..15

Daftar Pustaka……………………………………………………………………………………16

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Office  layout dikantor-kantor perusahaan dan pemerintah sebagian masih diabaikan. Padahal kegiatan penyelenggaraan tata usaha dikantor-kantor perusahaan dan pemerintah membutuhkan ruangan dan tata ruang yang baik yang didesain sesuai dengan syarat-syarat sebuah kantor modern. Ruangan kantor, mobiler, perabot dan peralatan kantor harus di tata, diatur dan ditempatkan pada tempat yang tepat, sehingga menimbulkan kepuasan dan kenyamanan beraktifitas bagi para pegawai, sekaligus memberikan kepuasan kepada warga masyarakat yang dilayani (customer). Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat yang sangat penting dalam sebuah perkantoran, karena ia merupakan salah satu unsur dari manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/satuan kerja yang bersangkutan dalam  memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (office work). Tata ruang kantor yang baik juga akan membuat mekanisme kerja berjalan lancar, mempengaruhi produktivitas kerja baik secara positif maupun negatif dan memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani.

Ditinjau dari sudut pandang efektifitas biaya, merancang ruang kerja adalah suatu hal yang sangat penting. Di dalam mendisain tata ruang harus mempertimbangkan interrelasional tiga komponen berikut, yaitu: peralatan, alurkerja, dan para karyawan (quible,2001:54). Oleh karenanya, interrelasional ketiga komponen tersebut harus dipelajari dan dianalisis didalam proses perencanaan tata ruang kerja karyawan secara efisien. Di sisilain, kondisi ruang kerja yang menyenangkan dan tata letak perabot yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan kantor, dapat meningkatkan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas kerja. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan tersendiri bagi kantor dan bagi pegawai.       Apalagi dengan pengaplikasian teknologi informasi(IT) sebagai salah satu ciri khas dari manajemen perkantoran modern, membuat kantor mau tidak mau harus mengikuti dan mengimplementasikan tata ruang kantor yang modern, karena penataan ruang merupakan salah satu dari syarat-syarat sebuah kantor modern. Tetapi, apakah penataan ruang kantor sebagai salah satu komponen dari manajemen perkantoran modern, sudah dilaksanakan secara penuh oleh kantor-kantor pemerintah, baik di pusat maupun didaerah.

Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan penataan ruang kantor (office layout )itu?

2.      Bagaimana konsep layout ruang kantor itu?

3.      Bagaimana asas-asas tata ruang kantor?

4.      Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

5.      Bagaimana memilih peralatan kantor yang sesuai standar?

Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian penataan ruang kantor(office layout).

2.      Untuk mengetahui konsep layout ruang kantor.

3.      Untuk mengetahui asas-asas ruang kantor.

4.      Untuk mengetahui faktor-faktor yang berhubungan dengan standart tata ruang kantor

5.      Untuk mengetahui cara memilih peralatan kantor yang sesuai standar.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Office Layout (Penataan Ruang Kantor) Yang Baik

Tata ruang kantor diterjemahkan dari bahasa inggris office layout atau sering disebut juga layout saja. Ada  dua definisi dari beberapa pakar perkantoran mengenai tataruang kantor, antara lain sebagai berikut:

1)      Menurut Quible (2002) yang dikutip oleh The Liang Gie(2007:161), layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan keuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi sipegawai.

2)      Menurut George Terry dalam The Liang Gie, tata ruang kantor adalah the determination of space requirement and the detailed utilization of this space inorder to provide a practical arrangement of the physical factor sconsidered necessary for the execution of the office work within reasonable cost “yaitu penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang             secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”(Soetrisno dan Brisma, 2009:23).

3)       Menurut Little field dan Peterson menyatakan“office layou tmaybe defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space” (tataruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat-alat perlengkapan sesuai dengan luas lantai yang tersedia) (Soetrisno dan Brisma, 2009:22).

4)      Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam eningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a.       Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

b.      Mejamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c.       Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d.      Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian penataan ruang kantor yang baik adalah penataan ruang, penyusunan mobiler kantor, mesinkantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sesuai dengan aliran pekerjaan kantor agar pegawai dapat bekerja lebih baik, lebih nyaman, lebih leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

5)  Menurut The Liang Gie (2007:164) dengan penataan ruang yang baik sesuai proses  pekerjaan yang efektif dan efisien, maka tujuan tata ruang kantor akan dapat tercapai.

  Diantara tujuan penataan ruang itu adalah:

1). Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin,

2). Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar,

3). Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara,

4). Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan,

5). Seluruh ruang di pergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan,

6). Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut,

7). Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah di ubah.

B.     Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout rumah pribadi hanya melibatkan anggota didalam rumah, tetapi layout kantor melibatkan pegawai yang banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani. Oleh karena itu, para ahli membagi layout kantor secara garis besar ke dalam 4 (empat) bagian, yaitu:

 1)Konsep tata ruang kantor  tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang di pisah/dibagi kedalam ruang-ruang kerja. Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (highconfidential). Keuntungannya: pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Kerugiannya: komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai dikantor-kantor pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, dan kementerian-kementerian termasuk Kementerian Agama.

2). Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah. Keuntungan: memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja kemeja lainnya tanpa harus mondar mandir, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi, dan memudahkan untuk melakukan perubahan atau renovasi ruangan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian: timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja yang rahasia kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan lebih terganggu dibanding dengan ruang tertutup. Kedua konsep atau bentuk tata ruang ini banyak dipakai oleh kantor-kantor pemerintah baik dipusat maupun didaerah.

3) Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices): yaitu ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan di upayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan. Keuntungan: pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan: biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian adalah mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini banyak dipakai dikantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta.

4). Konsep tata ruang kantor bersekat/terpisah (cellular offices). (Mills dan Standing ford,1984) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah. Masih berkaitan dengan konsep tata ruang kantor diatas, apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, maka tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut:

 a. Tata ruang pribadi (private office): Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apa bila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

b. Tata ruangan terbagian yang terdiri dari:

1). General office area General office area lebih banyak disukai dari pada private office area. Hal tersebut dilakukan jika: a) Biaya

membuat private area dirasakan lebih mahal. b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan. c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout. d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.

  e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.f) Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottomup decision making.

2). Privateofficearea (Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruangtamu, ruang pelayanan dan sebagainya).

3)Servicearea (Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya: ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4). Storagearea,digunakan untuk penyimpanan barang-barang, misalnya ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip.

C.    Asas–Asas Tata Ruang Kantor

Ada  4 (empat) asas pokok tata ruang kantor:

1). Penggunaan asas jarak terpendek

Asas pertama adalah asas tata ruang kantor yang mendisain tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak yang sedekat dan sependek mungkin, sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan cepat. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Oleh karena itu penempatan komputer dalam satu ruangan khusus yang jauh dari jangkauan pegawai tidak dalam garis lurus antara dua titik, apalagi di letakkan dilantai yang berlainan, merupakan faktor pengabaian dari asas jarak terpendek ini. Bagaimanapun, sebuah kantor harus berupaya untuk melaksanakan asas ini sejauh mungkin.

2). Penggunaan asas rangkaian kerja

Asas yang kedua adalah menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor yang akan digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan–urutan peyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu, satu komputer selalu bergandengan dengan satu printer, dengan kertas dan keperluan lainnya yang berurutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek

3). Penggunaan asas penggunaan segenap ruangan yang ada asas ketiga adalah asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada dikantor. Jangan dibiarkan ada ruangan yang kosong karena alasan kelebihan ruangan. Ruang dimaksud bukan hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical keatas maupun kebawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

4). Penggunaan asas perubahan susunan tempat kerja asas keempat adalah asas tata ruang yang mudah diubah atau disusun kembali dan perubahannya tidak terlampau sukar serta tidak memakan biaya yang besar. Dengan tata ruang yang berubah, baik layout, warna maupun letak perabot, akan memberikan suasana yang lebih segar bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani.

4.                              Standar Ruang Kantor

Setiap kantor harus memiliki persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran modern. Di tahun 1963, Inggris telah menetapkan Undang-Undang Perkantoran (The Office Act), yang di dalamnya antara lain memuat beberapa persyaratan atau standar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Seharusnya pemerintah Indonesia memiliki peraturan yang serupa bahkan lebih rinci lagi, karena yang menghuni kantor setiap hari adalah pegawai-pegawai yang menjadi abdi bangsa dan abdi masyarakat, melebihi hunian hotelber bintang. Standar-standar kantor menurut The Office Act itu meliputi antara lain:

1.      Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor, perlengkapan, dan perabotan harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor yang bersih.

2.    Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang diperuntukkan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai. Apabila dalam satu ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai, maka luas ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x5 pegawai =18,5 m2, belum termasuk ukuran untuk mobiler, perabot dan peralatan kantor lainnya.

3.    Suhu Udara.

Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan temperatur yang layak untuk sebuah ruang kerja minimum 16 derajat Celcius sampai 22 derajat Celcius. Dalam setiap ruang kerja perlu di upayakan secara permanen sirkulasi udara segar atau udara yang telah dibersihkan.

4.    Penerangan Cahaya

Dalam ruang kantor cahaya alami atau cahaya lampu yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan ruangan harus diupayakan sedemikian rupa dan perlengkapan penerangan lampu disetiap ruangan harus terawat dengan baik. Jangan sampai terjadi, ada bola lampu dibiarkan mati.

5.    Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.

6.    Fasilitas cuci dan ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan secara terus menerus.

7.    Air minum

Air bersih untuk keperluan minum pegawai harus disediakan melalui pipa air minum atau disediakan tempat air minum khusus.

8.      Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat (kapstok) untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai pegawai sewaktu kerja serta fasilitas mesin untuk mengeringkan pakaian pegawai yang basah, karena salju atau karena hujan.

9.      Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perluk.

10.  Lantai, gang, dan tangga.

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga di beri pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka di beri pagar.

11.  Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya harus cukup terlatih

12.  Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan

13.  Pertolongan pertama pada kecelakaan

Dalam ruang kerja harus disediakan kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama dan perlu disiapkan seorang pegawai atau perawat yang terlatih untuk memberikan pertolongan pertama pada kecelakaan.

14.  Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk mengevakuasi pegawai dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng (alarm) tanda bahaya kebakaran.

15.  Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3        hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

5.Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

Selain standar ruang kantor tersebut diatas, adapula hal-hal penting yang

Mempengaruhi efesiensi dalam pekerjaan perkantoran, yaitu:

            1)Cahaya.

            Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat diruang kerja pegawai, akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat,sedikit membuat kesalahan,dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidakberesan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk,Misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Cahaya yang abadi/permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6 sampai 7,5meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor. Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4(empat) yaitu: cahaya langsung seperti lampu-lampu, cahaya setengah langsung. Biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca, cahaya setengah tak langsung dan Cahaya tak langsung. Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung, karena akan memelihara kesejukan mata.

            2)Warna          

            Warna merah menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi. Warna kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira,dan warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan  tekanan darah. Menurut penelitian warna-warna yang  digunakan dengan gedung perkantoran yaitu: 88% warna putih, 88% campuran warna putih dan hijau, 83% warna abu-abu 81 %warna gading. Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya di pakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas di perlukan warna putih.

            3)Udara

            Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan  lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Secara teori, apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, maka tingkat produktivitas akan meningkat dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran pegawai dapat dikurangi dan pada beberapa kasus ternyata kesehatan pegawai dapat lebih membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung oleh kantor  dapat diperkecil. Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 16-27 derajat Celcius, tetapi usaha-usaha lain yang dapat dibuat yaitu::

a.Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin

b.Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja

c.Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

4)Suara atau musik

            Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat-alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dinding. Langit-langit atau dinding disarankan untuk memakai lapisan penyerap suara atau membuat kedap suara. Lapisan ini dapat berbentuk karton tebal dan permukaannya memakai lobang–lobang.Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin printer yang berisik dapat diberi alas karet busa tipis.Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia, sehingga tidak boleh di dengar pegawai sekelilingnya.Suatu cara yang akhir-akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik.

            Dari percobaan-percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

6.Memilih Peralatan Kantor

            Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan  maupun mobiler yang akan digunakan oleh sebuah kantor. Meskipun layout bagus, namun apabila peralatan yang dimiliki telah usang, maka tujuan penataan layout tidak tercapai. Demikian juga, apabila mobiler yang digunakan kurang sesuai dengan konsep layout yang dipakai. Misalnya, konsep kantor terbuka, namun furnitur yang digunakan cenderung sulit dimodifikasi penempatannya sehingga akan menyulitkan administrator maupun pegawai itu sendiri.

            Dengan demikan didalam merencanakan layout kantor perlu mempertimbangkan faktor-

faktor pengadaan peralatan dan furnitur  kantor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor menurut Quible(2001:103) adalah sebagai berikut:

1)Tujuan penggunaan peralatan.

            Sebelum memilih peralatan, tujuan penggunaan peralatan itu harus ditentukan lebih dahulu. misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih dari pada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau karena di buju kole pemasok.Untuk itu, sebaiknya pembelia peralatan baru dikantor (misalnya ,mesinfotokpi atau scanner baru) harus melibatkan pegawai yang paham dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya.

2)Menentukan peralatan yang sesuai.

            Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan mereka tersebut maupun harga jual kembali jika kantor nantinya berencana meng-upgrade peralatan dengan yang baru.

3)Tingkat kegunaan peralatan.

            Setelah beberapa merek telah didapat dan diketahui,tingkat kegunaan alat yang dibeli itu harus dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan kantor secara maksimal atau tidak. Dewasa ini banyak pemasok peralatan kantor yang menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesinfotokopi, scanner, printer,dan faksimile. Solusi yang terintegrasi tersebut menjadikan harga-harga relatif mahal. Oleh karena itu, hendaknya kantor mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan tersebut memang sangat diperlukan bagi aktivitas dikantor.

4)Spesifikasi peralatan.

            Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, yang mahal,yang murah, karena akan menyangkut penempatan peralatan diruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya,dipakai untuk orang banyak dan struktur yang dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun fisik dari peralatan sebaiknya dijadikan bahan pertimbangan.

5)Biaya peralatan.

            Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi kantor. Meskipun kegunaan peralatan itu sangat penting, tetapi efisiensi kantor juga harus tetap dipertimbangkan. Jangan beli peralatan baru yang membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Seperti pemasangan printer berwarna, pasti akan membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan printer hitam putih sudah memadai, pemasangan printer berwarna mancapai 3-5  kali harga toner hitam putih tidak perlu dilakukan.

6)Proses Operasional Peralatan.

            Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat foto kopi dan printer. Banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan harga sangat mahal. Apakah kantor kita memang membutuhkan peralatan seperti ini,ataukah cukup dengan pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang.

7)Fitur Keamanan

            Fitur keamanan perlu dipertimbangkan, walaupun beberapa peralatan kantor dianggap tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Banyak menyediakan user id dan password yang sulit untuk dioperasikan oleh pegawai dan susah memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi yang berbiaya operasi sangat tinggi.

8)Fleksibilitas Peralatan.

            Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Apakah peralatan itu dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen lain, jika dibutuhkan. Apabila dapat dilakukan, maka peralatan itu harus dibeli. Kantor harus menghindari  peralatn yang diproduk oleh beberapa produsen yang tidak menjadikan perlatannya kompatibel dengan peralatan lain, misalnya komputer produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya.

9)Kemudahan Penggunaan Peralatan, Tidak Perlu Training Pegawai Lebih Dulu

            Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training  tambahan, yang membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya mudah dioperasikan.

10)Kecepatan Operasi Peralatan.

            Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier yang dapat menyediakannya dengan cepat.

11)Masukan Dari Operator Peralatan.

            Pegawai yang akan mengoperasikan peralatan kantor yang canggih, sebaiknya sering kalii diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.

12)Standardisasi Peralatan.

            Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain adalah kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya, karena penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat diintegrasikan dengan peralatan lain. Tetapi, apakah iniefektif ? Kadang-kadang tidak efektif. Apabila kantor hanya menggunakan 1 atau 2 merek saja dapat menimbulkan tingkat ketergantungan yang tinggi, sehingga apabila ada gangguan supply atau kenaikan harga spareparts yang sangat signifikan, kantor tidak dapat dengan cepat beralih kesupplier yang lain. Oleh karena itu, Subbag Umum selaku manajer pengadaan dan perlengkapan, perlu mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal tersebut dianggap lebih efektif dan efisien.

7.Penataan Ulang Tata Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya:

1)Layout ruang kantor yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.

2)Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.

3)Mulai menurunnya citra pelayanan dimata pelanggan atau tamu kantor.

4)Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.

5)Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton yang dapat menimbulkan kebosanan.

Berikut adalah beberapa contoh penataan Tata Ruang Kantor :

 

 

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Mendisain tata ruang kantor harus mempertimbangkan interrelasional tiga komponen

,yaitu peralatan, alurkerja, dan parakaryawan. Oleh karenanya, interrelasional ketiga komponen tersebut harus dipelajari dan dianalisis didalam proses perencanaan tata ruang kerja karyawan secara efisien. Office layout atau penataan ruang termasuk didalamnya penataan letak perabot kantor merupakan prasyarat penting dari manajemen perkantoran, karena layout memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/ satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (officework), aktivitas tata usaha dan mekanisme kantor dapat mengalir secara lancar, berpengaruh besar terhadap produktivitas kerja pegawai, memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani dan memberikan kesan yang menyenangkan bagi tamu yang datang mengunjungi kantor. Ruang kerja kantor dirasakan langsung oleh penggunanya yaitu para pegawai dan berpengaruh besar terhadap fisik maupun psikologis mereka. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja  tersebut dapat menghambat produktifitas kerja kantor.

2.      Saran

Kantor-kantor pemerintah perlu menerapkan office layout sesuai dengan konsep teori para ahli manajemen perkantoran modern, karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama dibidang produktifitas kerja. Fokus perhatian tataruang kantor yang utama harus ditujukan kepada pegawai yang menghuni sebuah kantor selama 7,5 jam sehari, untuk membuat mereka merasa puas, betah dan nyaman mengerjakan pekerjaan kantor (officework,) tidak merasa jenuh, stres atau tertekan dan cepat-cepat mau pulang dari kantor. Fokus kedua adalah peralatan dan alur kerja. Sudah waktunya kantor-kantor pemerintah meniru tata ruang kantor swasta dan bank yang memprioritaskan kenyamanan bagi pegawai dan bagi tamu yang mengunjungi kantor.

DAFTAR PUSTAKA

1.    GeorgeR.Terry.1975.Office Managementand Control:The Administratif Managing of Information, Seventh Edition. London

2.    Richard D.Irwin,Inc.Littlefield,Cet.all.1985.Officeand Administrative Management.New Delhi:Prentice Hallof India.

3.    Mills, Geoffry, et. all. 1990. Modern Office Management. London: Pitman Publicity Limited. Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2009. Manajemen Perkantoran Modern (Modul Diklat Prajabatan Golongan Jakarta: Lembaga Administrasi Negara RI

4.    Sukoco, Badri Munir.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta: Erlangga.

5.    The Liang Gie.2007.Adminstrasi Perkantoran Modern, Edisikeempat.Yogyakarta:Liberty