ORGANISASI
KANTOR
MAKALAH
Disusun guna Melengkapi Tugas Matakuliah Manajemen
Perkantoran
Dosen Pembimbing : M. Nuruddin Zanky
 |
Disusun oleh :
Dyna
Setyorini (120412402972)
Amynur
Yuviantono (120412423438)
Yuswandini
Ayu N (120412423481)
Nella
Hadi Rahma (120412423489)
FAKULTAS
EKONOMI
PROGRAM
STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNIVERSITAS
NEGERI MALANG
2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa atas segala rahmat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul “Organisasi Kantor”.
Makalah ini disusun guna memberikan informasi
tambahan mengenai organisasi kantor, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perkantoran.
Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak
yang sumbernya berupa buku, artikel dan tulisan telah kami jadikan referensi
guna penyusunan makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan
tulisan-tulisan yang mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. Kami
berharap, semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis
khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
sempurna, banyak kekurangan dan kesalahan. Kami menerima kritik dan saran yang membantu
guna penyempurnaan makalah ini.
Malang,
Februari 2013
Penulis
DAFTAR
ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................................... i
DAFTAR ISI........................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
.... Latar Belakang..................................................................................................... 1
1.2
.... Rumusan Masalah................................................................................................ 1
1.3
.... Tujuan Penulisan.................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1
.... Pengertian Organisasi Kantor............................................................................... 3
2.2
.... Prinsip-prinsip Oragnisasi
Kantor......................................................................... 5
2.3
.... Unsur-unsur Organisasi Kantor............................................................................ 7
2.4
.... Asas-asas Organisasi Kantor................................................................................ 8
2.5
.... Tipe dan Bentuk Organisasi
Kantor.................................................................... 11
BAB III PENUTUP
3.1
.... Kesimpulan.......................................................................................................... 23
3.2
.... Saran.................................................................................................................... 23
DAFTAR
PUSTAKA......................................................................................................... 24
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang
merupakan wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya
mencapai tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya
untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat
bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi,
jasa maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan.
Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen
efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus
dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.
Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak
dalam mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau
fungsi yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga
mengorbankan tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan
perusahaan akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan
keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan.
Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar
manajer dan karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung
jawab.
1.2
Rumusan Masalah
1.2.1 Apakah pengertian dari organisasi kantor ?
1.2.2 Apa saja prinsip-prinsip dari organisasi
kantor itu ?
1.2.3 Apa saja unsur-unsur organisasi kantor ?
1.2.4 Apa saja asas-asas dalam organisasi kantor
itu ?
1.2.5 Apa saja tipe dan bentuk dari organisasi
itu ?
1.3 Tujuan Penulisan
1.3.1 Mengetahui pengertian dari organisasi
kantor
1.3.2 Mengetahui
prinsip-prinsip dari organisasi kantor
1.3.3 Mengetahui
unsur-unsur organisasi kantor
1.3.4 Mengetahui
asas-asas dalam organisasi kantor
1.3.5 Mengetahui
tipe dan bentuk dari organisasi kantor
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian
Organisasi Kantor
Organisasi adalah satu
jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang
dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh
orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara
bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka
orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.
Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk
mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah
karena :
a. Organisasi mengandung delegasi tugas
(seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri)
b. Organisasi mempengaruhi koordinasi
c. Organisasi menentukan tanggung jawab
jabatan perseorangan
d. Organisasi merumuskan otoritas untuk
melaksanakan tugas
e. Organisasi dapat mempengaruhi
motivasi dan semangat kerja pegawai
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor
adalah tempat dalam suatu badan usaha,
dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha,
yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan mesin.
Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri
pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan.
Fungsi kantor adalah untuk
memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah
sebagai berikut :
a. Untuk menerima keterangan.
Misalnya
: surat-surat, harga-harga, dan sebagainya
b. Untuk mencatat keterangan.
Misalnya:
catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.
c. Untuk menyusun keterangan.
Misalnya:
dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya
d. Untuk memberikan keterangan
Misalnya:
Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya
e. Untuk menjamin aktiva.
Misalnya:
pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.
Fungsi kantor dalam perusahan adalah:
a.
Biasanya
bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.
Misalnya
: produksi pabrik mendahului administrasi kantor.
b.
Melengkapi
tujuan pokok perusahaan.
Adalah
tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan
dan sebagainya.
c.
Mengawasi
factor-faktor produksi
Misalnya
dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keungan.
Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan
berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi
perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik
disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system
sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan,
baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu
system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik
baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi
perkantoran memiliki tujuan individu,
sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing
mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial
yang terjadi dalam menejemen perkantoran tersebut juga dapat membantu pencapaian tujuan
bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan
tujuan-tujuan individu tersebut.
Berdasarkan ke lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:
a.
Organisasi perkantoran adalah suatu
proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan
kantor.
b.
Organisasi perkantoran adalah suatu
rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk
menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
c.
Organisasi perkantoran mencalup susunan
staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok
informasi untuk pembuatan keputusan dan
merawat aktiva.
2.2 Prinsip-prinsip
Organisasi Kantor
Ada delapan prinsip
organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
a.
Prinsip tujuan
Tujuan
organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti
dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan
berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
b.
Prinsip kesatuan
fungsi
Setiap
organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama
untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran
merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling
berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
c.
Prinsip hubungan
individual
Organisasi
perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan
pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun
individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
d.
Prinsip
kesederhanaan
Organisasi
perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi
yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya,
sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
e.
Prinsip wewenang
sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang
dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas
tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya
tersebut.
f.
Prinsip laporan
kepada atasan tunggal
Agar tiap
personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas
dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan
bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
g.
Prinsip
kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan
pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran
itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam
mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses
belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
h.
Prinsip
jangkauan pengawasan
Agar pengawasan
dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di
bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas
seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar
kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya
tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan
itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu
tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya
mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).
Kebanyakan ahli
menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat
organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun
demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan
system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui
prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan
dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.
2.3 Unsur-unsur
Oraganisasi Kantor
Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur
tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai
Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan
merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi
saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja
sama, sebab setiap orang tidak
mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian
tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga
dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau
mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan
orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh,
organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.
b. Proses
kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan
tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang.
Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka
organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama
di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan
dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu
hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak
bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
c. Jelas
tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas
dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan
dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya
akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan
bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu
dengan yang lain.
d. Ada tujuan
tertentu
Betapa pentingnya kemampuan
mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik
tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada
perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara
mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai
berikut : Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan
secara efisien dan efektif.
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar
adalah :
3. Kedudukan
dan tugas
masing-masing orang harus jelas.
4. Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
2.4 Asas-asas
Organisasi Kantor
Dalam
menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan
dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran.
2.4.1 Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi atau
pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan
operatif
Dalam hal ini
satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan
dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat, pengetikan dan
lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau
pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat
oleh satuan organisasi perkantoran pusat.
Contoh susunan
organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut :
Keterangan :
Garis Hierarki : 
Garis Petunjuk Teknis :
Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas
induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau
memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral
melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.
Keuntungan Asas Sentralisasi:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan
kantor
c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan
perlengkapan
d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat
berkembang lebih lanjut
Kelemahan Asas Sentralisasi
a. Banyak pekerjaan kantor yang
tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani
b. Kebutuhan khas dari masing – masing
unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.
2.4.2 Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi
atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya,
juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.
Contoh susunan organisasi
dengan asas desentralisasi:
 |
Keterangan :
Garis Hierarki : Garis Petunjuk Teknis :
Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan
antara lain adalah :
a.
Surat
– surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
b.
Telepon,
faximile, dan metode komunikasi lainnya
c.
Penerimaan
tamu
d.
Penggandaan
surat termasuk fotokopi
e.
Penyimpanan
surat dan warkat
f.
Pengetikan
g.
Pekerjaan
menghitung
h.
Perlengkapan
kantor dan alat tulis
i.
Pengawasan
formulir
j.
Pembersihan
kantor
k.
Daftar
hadir
Keuntungan Asas Desentralisasi:
a.
Dapat
disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang
bersangkutan
b.
Lebih cocok
bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain
c.
Tidak
tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan,
penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.
Kelemahan Asas Desentralisasi
a.
Pemborosan
biaya kantor
b.
Sulit
mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
c.
Penyimpanan
arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas Desentralisasi
2.5 Tipe
dan Bentuk Oraganisasi Kantor
Salah satu
usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi,
maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin.Dalam
perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada enam (6) macam bentuk
organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Keenam macam
bentuk itu ialah:
2.5.1 Organisasi Lini
(Line Organization)
Diciptakan
oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu
bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan
dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan
yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing
dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering
disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam
organisasi kecil.
Ciri-ciri
organisasi lini :
a.
Hubungan
antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
b.
Jumlah
karyawan sedikit
c.
Pemilik
modal merupakan pemimpin tertinggi
d.
Belum
terdapat spesialisasi
e.
Masing-masing
kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang
pekerjaan
f.
Struktur
organisasi sederhana dan stabil
g.
Organisasi
tipe garis biasanya organisasi kecil
h.
Disiplin
mudah dipelihara (dipertahankan)
Contoh bagan organisasi lini :
 |
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis
adalah :
a. Ada kesatuan komando yang terjamin
dengan baik
b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah
dipelihara (dipertahankan)
c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
d. Proses pengambilan keputusan dan
instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
e. Garis kepemimpinan tegas, tidak
simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga
semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
f. Rasa solidaritas pegawai biasanya
tinggi
g. Pengendalian mudah dilaksanakan
dengan cepat
h. Tersedianya kesempatan baik untuk
latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
i.
Adanya
penghematan biaya
j.
Pengawasan
berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :
a. Tujuan dan keinginan pribadi
pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
b. Pembebanan yang berat dari pejabat
pimpinan , karena dipegang sendiri
c. Adanya kecenderungan pimpinan
bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
d. Kesempatan pegawai untuk berkembang
agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
e. Organisasi terlalu tergantung kepada
satu orang, yaitu pimpinan
f. Kurang tersedianya staf ahli
2.5.2 Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Organisasi
lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang
berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian
di bawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih
pejabat staf yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai
penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan
sebagainya.
Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:
a. Hubungan atasan dan bawahan tidak
bersifat langsung
b. Pucuk pimpinan hanya satu orang
dibantu staff
c. Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu
lini dan staff
d. Jumlah karyawan banyak
e. Organisasi besar, bersifat komplek
f. Adanya spesialisasi
Contoh
bagan organisasi lini dan staf :
 |
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
a. Asas kesatuan komando tetap ada.
Pimpinan tetap dalam satu tangan.
b. Adanya tugas yang jelas antara
pimpian staf dan pelaksana
c. Tipe organisasi garis dan staf
fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
d. Pengembalian keputusan relatif
mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
e. Koordinasi mudah dilakukan, karena
ada pembagian tugas yang jelas.
f. Disiplin dan moral pegawai biasanya
tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
g. Bakat pegawai dapat berkembang
sesuai dengan spesialisasinya.
h. Diperoleh manfaat yang besar bagi
para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
a. Kelompok pelaksana terkadang bingung
untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
b. Solidaritas pegawai kurang, karena
adanya pegawai yang tidak saling mengenal
c. Sering terjadi persaingan tidak
sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang
penting
d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
e. Apabila tugas dan tanggung jawab
dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan
menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
f. Penggunaan staf ahli bisa menambah
pembebanan biaya yang besar
g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui
kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan
interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang
diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
2.5.3 Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di
mana wewenang dan pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang
mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang
mempunyai keahlian khusus.
Diciptakan
oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang
menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Ciri-ciri
organisasi fungsional antara lain :
a.
Pembidangan
tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
b.
Bawahan
akan menerima perintah dari beberapa atasan
c.
Pekerjaan
lebih banyak bersifat teknis
d.
Target-target
jelas dan pasti
e.
Pengawasan
ketat
f.
Penempatan
jabatan berdasarkan spesialisasi
Contoh bagan organisasi fungsional :
 |
Keuntungan-keuntungan menggunakan
organisasdi fungsional :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara
optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai
ketrampilannya masing-masing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat
ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa
dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin
karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi
fungsional:
a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan
karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan
bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
2.5.4 Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional
Organization)
Suatu
bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada
perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya
pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional
yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan
kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Ciri-ciri
organisasi lini dan Fungsional :
a.
Tidak
tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat
bantuan.
b.
Terdapat
spesialisasi yang maksimal
c. Tidak ditonjolkan perbedaan
tingkatan dalam pemabagian kerja.
Contoh
bagan organisasi Lini dan Fungsional :
 |
Kebaikan Organisasi Lini dan
fungsional yaitu :
a. Solodaritas tinggi
b. Disiplin tinggi
c. Produktifitas tinggi karena
spesialisasi dilaksanakan maksimal
d. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak
rutin atau teknis tidak dikerjakan
Keburukan dari organisasi Lini dan
Fungsional adalah :
a. Kurang fleksibel dan tour of duty
b. Pejabat fungsional akan mengalami
kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan
2.5.5 Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and
Staff Organization)
Organisasi ini merupakan
perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional
Ciri-ciri organisasi lini,
fungsional, dan staf :
a. Organisasi besar dan kadang sangat
ruwet
b. Jumlah karyawan banyak
c. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok
d. Karyawan dengan tugas pokok (line
personal)
e. Karyawan dengan tugas bantuan (staff
personal)
f. Karyawan dengan tugas operasional
fungsional (functional group)
2.5.6
Organisasi Komite (Commite
Organization)
Suatu
organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan
secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :
1.
Executive
Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2.
Staff
Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Ciri-ciri
organisasi komite:
a.
Adanya
dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
b.
Adanya
hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
c.
Asas
musyawarah sangat ditonjolkan
d.
Organisasinya
besar & Struktur tidak sederhana
e.
Biasannya
bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.
Kebaikan
Organisasi komite adalah :
a.
Pelaksanaan
decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang
saham maupun dewan
b.
Kepemimpinan
yang bersifat otokratis yang sangat kecil
c.
Dengan
adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Keburukan
dari organisasi komite :
a.
Proses
decision making sangat lambat
b.
Biaya
operasional rutin sangat tinggi
c.
Kalau
ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
2.5.7 Bentuk Organisasi Lainnya adalah :
1. Bentuk Verikal
Dalam
bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang
lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam
bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah
kanan atau sebaliknya.
3. Bentuk Lingkaran
Dalam
bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah
bidang lingkaran.
4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam
bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah
bidang bawah lingkaran atau sebaliknya
5. Bentuk Elliptical
Dalam
bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah
bidang elips
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam
bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau
pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.
2.5.8 Struktur dan Bentuk Organisasi Lain
a.
Stuktur
Organisasi Bentuk Sirkular :
 |
b. Struktur
Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal
 |
c. Struktur
Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal
 |
d. Struktur
Organisasi Garis Bentuk Piramidal
 |
e. 
Struktur Organisasi
Horizontal
Struktur Organisasi
Horizontal
f. Struktur
Organisasi Matrix
 |
g. Struktur
Organisasi Vertikal
 |
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Organisasi perkantoran adalah suatu rangka
dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,
menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva, dengan
menyertakan prinsip, unsur, dan asas organisasi kantor supaya kegiatan
perkantoran berjalan dengan baik dan lancar.
Organisasi
perkantoran dibagi menjadi beberapa bentuk yaitu Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Lini (Line Organization), Organisasi Fungsional (Functional Organization),
Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization), Organisasi
Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff Organization),
Organisasi Komite (Commite Organization). Dalam beberapa bentuk organisasi ini,
bentuk yang paling baik dalam suatu organisasi adalah bentuk organisasi lini
dan staf.
3.2
Saran
Bertolak dari materi organisasi kantor di atas
bahwa organisasi perkantoran merupakan bagian penting dalam melaksanakan
kegiatan menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi yang dalam
pelaksanaannya harus sesuai dengan wewenang dan bertanggung jawab. Selain itu
dalam melaksanakan organisasi kantor ini harus memiliki keterampilan yang lebih
dalam mengolah data agar informasi yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan efisien serta dibutuhkan kecermatan dalam mendengar dan
mencatat suatu informasi agar tujuan dapat tercapai dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Nuraida,
Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius
Robbins, Stephen P.; Judge, Timothy A. 2008. Perilaku Organisasi Buku 2, Jakarta:
Salemba Empat.
Badri
Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi PerkantoranModern,Jakarta:Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar