MANAJEMEN PERKANTORAN

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

MANAJEMEN  PERKANTORAN

YANG DIBINA OLEH BAPAK M.NURUDDIN ZANKY

Oleh :

1.      Dewi Ratna Sari              [120412402982]

2.      Rizka Febrianti               [120412423457]

3.      Sri Permata Dewi                        [120412423440]

4.      Winda Zarina Maulida    [120412423472]

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

PRODI PEND. ADMINISTRASI PERKANTORAN

FEBRUARI 2013

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur patut kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesikan makalah Manajemen Perkantoran, guna  mempelajari dan menambah ilmu pengetahuan.

Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang Kearsipan. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai sumber melalui internet maupun buku Manajemen Perkantoran lainnya yang menyangkut kearsipan.

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini. Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapakan terimakasih kepada :

1.      Bapak …….. selaku dosen Manajemen Perkantoran.

2.      Rekan-rekan yang telah membantu dan mendukung.

Kami menyadari bahwa penyusunan tugas makalah  ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.

Demikian tugas makalah ini kami susun, semoga makalah  ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

                                                                                                Malang, 14 Februari  2013

                                                                                                Penyusun

DAFTAR  ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................................... I

DAFTAR ISI................................................................................................................................... II

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.................................................................................................................... 1

1.2 Tujuan Penulisan................................................................................................................ 2

        1.3 Rumusan Masalah.............................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Arsip................................................................................................................ 3

2.2  Peranan Arsip.................................................................................................................... 4

2.3  Jenis Arsip......................................................................................................................... 5

2.4  Manajemen Kearsipan....................................................................................................... 5 

1. Model Siklus HiduP ..................................................................................................... 6

2. Records Continuum Model........................................................................................ 11

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan....................................................................................................................... 14

3.2 Saran................................................................................................................................. 15

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................... 15

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

Dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan perusahaan, arsip adalah instrument yang penting. Arsip disusun karena beberapa alasan, yaitu:

a.       Alasan pribadi

Manusia membuat arsip karena kodratnya untuk merekam setiap hal yang bersifat pribadi maupun kelompok.

b.      Alasan sosial

Kodrat sebagai makhluk sosial akan mendorong manusia untuk melakukan kegiatan bersama berdasarkan tujuan yang sama akan suatu hal, baik bersifat perorangan maupun bagian organisasi social.

c.       Alasan ekonomis

Seseorang atau perusahaan akan terdorong untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan usahanya.

d.      Alasan hukum

Arsip digunakan oleh pemerintah untuk melindungi dan melayani masyarakat.

e.       Alasan instrumental

Keberadaan sebuah rekaman atau dokumen sengaja dibuat karena fungsi tertentu yang menyertainya.

f.       Tujuan simbolis

Dokumen juga tidak selalu memiliki kepentingan praktis, tetapi ada kalanya kepentingan simbolis.

Selama ini arsip dinilai kurang penting sehingga banyak sekali yang kurang tertarik untuk mengelolanya padahal arsip memiliki banyak fungsi. Untuk itu dalam mengelola arsip dibutuhkan pemahaman tentang manajemen kearsipan.

1.2       Tujuan Penulisan

1.3              Rumusan Masalah

Dari penjabaran latar belakang diatas, maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut:

1.      Apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?

2.      Apakah manajemen arsip?

3.      Ada berapa pola dalam manajemen arsip?

4.      Bagaimanakah siklus dalam kearsipan?

 

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Arsip

1.      Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, yang pada  akhirnya dalam bahasa Indonesia disebut dengan istilah “Arsip” hingga saat ini. Arsip dapat diartikan sebagai surat-surat penting, akan tetapi tidak semua surat dikatakan arsip, karena surat yang bisa dikatakan arsip adalah surat yang memenuhi persyaratan dibawah ini :

1)      Surat tersebut mempunyai kepentingan untuk organisasi baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang selama jangka waktu yang ditentukan.

2)      Surat tersebut mempunyai kepentingan untuk organisasi baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang selama jangka waktu yang ditentukan.

Adapun kumpulan data/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain yang dibuat atau diterima oleh lembaga merupakan contoh dari arsip. Dari defenisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat A dan B, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip ialah :

a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksaan kegiatan kebangsaan.

Dari beberapa pengertian arsip diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bias langsung digunakan).

Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan yang digunakan untuk memenuhi kewajiban untuk memenuhu kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip adalah dokumen dalam semua media yang memiliki nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. Namun pada dasarnya dokumen dan arsip terdiri dari isi, stuktur, dan kontenks.

2.2 Peranan Arsip

      Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menjunjung kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari di segala bidang kegiatan. Kearsipan memiliki peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat di perlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

2.3 Jenis Arsip

Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi:

1)      Arsip dinamis (dokumen)

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2)      Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

Ø  Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori:

1.    Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi.     Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

2.    Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya adalah tagihan.

3.    Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4.   Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan lainnya.

Ø  Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi:

1.      Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.

2.      Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif. Disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah pensiun.

2.4  Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu model siklus hidup yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan Model Arsip Berkelanjutan yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis, yaitu:

1)      Model Siklus Hidup

Siklus hidup Arsip  merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi.

 Menurut Sedarmayanti, tahapan kehidupan arsip dapat dibagi menjadi tujuh, yaitu :

a.        Tahap Pencipta Arsip

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep , daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga harus diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan karena merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagimana sebuah dokumen akan ditata dan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.

b.      Tahap Pengurusan dan Pengendalian

Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging.

c.       Tahap Referensi

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, selesai digunakan difilling (penataan berkas) kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali. Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam penataa kearsipan. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis).

d.      Tahap Penyusutan

Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintah dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni : Pendataan arsip,  pemberkasan / pengelompokan arsip dan penilaian terhadap setiap seri arsip.

Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip bernilaiguna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Derah Otonom dan pemusnahan arsip yang telah habis jangka simpan dan nilaigunanya.

Jenis arsip yaitu yang pertama ada arsip yang masih aktif digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi disimpan di Unit Pengelolah, jenis ke dua yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang rangkap, arsip yang penting tetapi sudah menurun penggunaannya langsung dipindahkan ke Unit kearsipan, menjadi arsip inaktif.

Arsip inaktif yang masih digunakan dalam kegiatan Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya, sedangkan arsip yang sudah turun nilai kegunaannya dan tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjunya sebagai arsip statis. Jelasnya, Arsip Nasional adalah tahap pemerintahan atau swasta untuk kepentingan penelitian ilmiah dalam segala bidang atau menjamin keselamatan atau memelihara bahan pertanggung  jawaban Nasional tersebut tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

e.      Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih di tetapkan oleh pimpinan Perusahaan setelah mendengar pertimbangan Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang administrasi kepegawaian Perusahaan.

Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :

 1.      Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

 2.         Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.

3.      Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

a.          Pencacahan, metode ini lazim di gunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang di namakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan di mana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2.5 cm.

b.         Pembakaran, metode ini sangat popular di masa lalu karena di anggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia dapat diketahui oleh pesaing.

c.       Pemusnahan kimiawi, metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan walaupu metode ini lebih efisien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu.

d.            Pembuburan, metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulang, walaupun kurang begitu popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan, dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.

f.        Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system.

§  System sentralisasi

Pada system sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpan. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : mencegah duplikasi, layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Sedangkan kerugian sistem sentralisasi antara lain : kesulitan fisik, kebocoran informasi, berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.

§  Sistem desentralisasi

System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen di masing-masing unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain : dekat dengan pemakai, sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian yang bersangkutan, system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan kerugiannya antara lain : pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena banyak duplikasi atas dukungan yang sama.

§  Sistem kombinasi

Pada sistem kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control system terpusat. Keuntungannya antara lain : adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokumen, memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugiannya antara lain : karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang di maksud. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.

Untuk menjaga arsip dengan baik ada beberapa syarat yang harus di lakukan antara lain yaitu :

a.       Ruang arsip

-          Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industry dan memberi filter untuk menyaring udara

-           Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya karena arsip merupakan hal yang rahasia

-           Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efisiensi akan timbul, ruangan penyimpanan tertata rapi

-          Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup

b.      Rak arsip

Ada dua macam rak arsip yaitu statis (tidak bergerak) dan rak yang bergerak (system contact storage), akan tetapi penggunaan rak yang bergerak akan lebih menghemat tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut.

Rak akan lebih efisien jika menggunakan bahan dari baja sehingga hindari pemakaian rak yang terbuat dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan tidak tahan lama terhadap seangan serangga seperti rayap. 

c.       Map

Map yang di gunakan dalam penataan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk, dalam system kartu kendali banyak memakai folder yan memiliki tab di sebelah kanan namun map model lain juga dapat di gunakan seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map snelhecther, dan map folio.

g.       Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip, Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga Negara Badan-badan Pemerintah di pusat ke Arsip Nasional RI.

BAB III

PENUTUP

3.1     KESIMPULAN

Arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip juga dapat di artikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula yang dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis (dokumen) dan arsip statis.

Manajemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Arsip memiliki daur hidup atau Lifecycle yang meliputi :

·         tahap penciptaan

·         tahap pengerusan dan pengelolaan

·         tahap referensi

·         tahap penyusutan

·         tahap pemusnahan

·         tahap penyimpanan dan penjagaan

·         tahap penyerahan ke Arsip Nasional

Ada dua macam daur hidup arsip, yaitu : model siklus hidup yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan model arsip berkelanjutan yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang berhubungan dengan kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan lingkungan di luar arsip.

3.2   SARAN